إجراءات تسجيل جمعية خيرية رسمية

دليلك الكامل لتأسيس وإشهار منظمتك غير الهادفة للربح في مصر

يعد تأسيس جمعية خيرية خطوة هامة نحو خدمة المجتمع وتحقيق أهداف نبيلة. لكن هذه الخطوة تتطلب اتباع مجموعة من الإجراءات القانونية الدقيقة لضمان الاعتراف الرسمي بالجمعية وتمكينها من ممارسة أنشطتها بشكل قانوني. يهدف هذا المقال إلى تقديم دليل عملي ومبسط، يوضح كافة الخطوات والمستندات المطلوبة لتسجيل جمعيتك الخيرية بنجاح، مما يسهل عليك رحلة العمل الخيري المنظم.

المرحلة الأولى: التحضير وجمع المستندات الأساسية

تحديد أهداف الجمعية ومجال عملها

قبل الشروع في أي إجراء رسمي، يجب على المؤسسين الاجتماع لتحديد أهداف الجمعية بشكل واضح ودقيق. يجب أن تكون هذه الأهداف قابلة للتحقيق وتخدم قطاعًا محددًا من المجتمع، مثل رعاية الأيتام، أو دعم التعليم، أو تقديم المساعدات الطبية. إن وضوح الأهداف يسهل صياغة النظام الأساسي للجمعية ويساعد في إقناع الجهات الإدارية بجدوى المشروع وأهميته المجتمعية.

اختيار اسم للجمعية

يجب اختيار اسم فريد للجمعية لا يسبب لبسًا مع أسماء جمعيات أخرى قائمة. ينبغي أن يكون الاسم معبرًا عن أهداف الجمعية ونشاطها. من المهم إجراء بحث أولي للتأكد من عدم استخدام الاسم من قبل كيان آخر. يشترط القانون ألا يكون الاسم مخالفًا للنظام العام أو الآداب العامة، وأن يكون اسمًا مميزًا يساعد على تعريف الجمعية بسهولة.

تجهيز المستندات المطلوبة من المؤسسين

يتطلب تأسيس الجمعية عددًا لا يقل عن عشرة أعضاء مؤسسين. يجب على كل عضو مؤسس تجهيز مجموعة من المستندات الشخصية الأساسية التي سيتم إرفاقها بملف التسجيل. تشمل هذه المستندات عادةً صورة من بطاقة الرقم القومي سارية، بالإضافة إلى صحيفة الحالة الجنائية (الفيش الجنائي) حديثة وموجهة إلى وزارة التضامن الاجتماعي أو الجهة الإدارية المختصة.

المرحلة الثانية: إعداد وصياغة المستندات القانونية

صياغة النظام الأساسي للجمعية (لائحة النظام)

يعتبر النظام الأساسي هو دستور الجمعية الذي ينظم عملها. يجب أن تتم صياغته بعناية فائقة وأن يشتمل على كافة البيانات الجوهرية. من أهم بنوده: اسم الجمعية ومقرها الرسمي، أهدافها ومجالات نشاطها، شروط العضوية وحالات إسقاطها، هيكل مجلس الإدارة واختصاصاته، موارد الجمعية المالية وكيفية إدارتها والتصرف فيها، بالإضافة إلى قواعد حل الجمعية وتصفية أموالها.

إعداد كشوف بأسماء المؤسسين

يتم تجهيز كشفين رسميين. الكشف الأول يتضمن البيانات الكاملة للأعضاء المؤسسين، ويشمل الاسم الرباعي، الرقم القومي، المهنة، محل الإقامة، ورقم الهاتف. أما الكشف الثاني، فيتضمن أسماء الأعضاء الذين تم اختيارهم لتمثيل جماعة المؤسسين في اتخاذ إجراءات التأسيس أمام الجهات الرسمية، مع توضيح بياناتهم الشخصية أيضًا.

اختيار المقر الرسمي للجمعية

يجب توفير مقر رسمي وثابت للجمعية ليكون عنوانًا لمراسلاتها وأنشطتها. يلزم تقديم مستند يثبت حيازة هذا المقر بشكل قانوني. إذا كان المقر مملوكًا لأحد الأعضاء أو للجمعية، يتم تقديم سند الملكية. أما إذا كان المقر مستأجرًا، فيجب تقديم عقد إيجار ساري وموثق، على أن تكون مدة العقد مناسبة لضمان استقرار عمل الجمعية.

المرحلة الثالثة: تقديم طلب التسجيل لدى الجهة الإدارية

التوجه إلى مديرية التضامن الاجتماعي

الجهة الحكومية المختصة بتسجيل الجمعيات الأهلية في مصر هي وزارة التضامن الاجتماعي، ممثلة في مديرياتها المنتشرة في المحافظات. يجب التوجه إلى إدارة الجمعيات والاتحادات بالمديرية التي يقع في دائرتها المقر الرئيسي للجمعية. هناك، سيتم إرشادك إلى الموظف المختص باستلام ملفات تأسيس الجمعيات الجديدة.

تقديم ملف التسجيل الكامل

يجب تقديم ملف ورقي يحتوي على كافة المستندات المطلوبة مرتبة ومنظمة. يشمل الملف نسختين من النظام الأساسي للجمعية موقعتين من جميع المؤسسين، كشوف أسماء وبيانات المؤسسين، صور بطاقات الرقم القومي، صحف الحالة الجنائية، سند حيازة المقر، وإيصال سداد الرسوم المقررة. التأكد من اكتمال الملف يسرع من عملية المراجعة.

استلام إيصال الإيداع

بعد تسليم الملف والتأكد من استيفائه للمستندات بشكل مبدئي، يقوم الموظف المختص بتسليمك إيصالًا رسميًا يفيد باستلام أوراق التأسيس. هذا الإيصال هو وثيقة هامة جدًا، حيث يعتبر بمثابة بدء الإجراءات رسميًا، ويتم احتساب المدة القانونية اللازمة للبت في الطلب بداية من تاريخه. يجب الاحتفاظ بهذا الإيصال بعناية.

المرحلة الرابعة: المتابعة والحصول على رقم الإشهار

فترة المراجعة من قبل الجهة الإدارية

يمنح القانون الجهة الإدارية مدة ستين يوم عمل من تاريخ استلام الملف لمراجعته والبت فيه. خلال هذه الفترة، تقوم الجهة الإدارية بفحص المستندات والتأكد من مطابقتها لأحكام القانون. إذا كانت هناك أي نواقص أو ملاحظات، يتم إخطار مقدمي الطلب لاستكمالها. يجب متابعة الطلب بشكل دوري للاستفسار عن أي مستجدات.

ماذا تفعل في حالة عدم الرد أو الرفض؟

إذا انقضت مدة الستين يومًا دون رد من الجهة الإدارية بالقبول أو الرفض، فإن القانون يعتبر ذلك بمثابة موافقة ضمنية، وتكتسب الجمعية شخصيتها الاعتبارية. أما في حالة صدور قرار بالرفض، فيجب أن يكون القرار مسببًا. يحق للمؤسسين في هذه الحالة التظلم من القرار أو اللجوء إلى محكمة القضاء الإداري للطعن عليه.

الحصول على الشخصية الاعتبارية للجمعية

بمجرد الموافقة على طلب التسجيل، سواء بشكل صريح أو ضمني، تكتسب الجمعية الشخصية الاعتبارية وتصبح كيانًا قانونيًا معترفًا به. يتم قيد الجمعية في السجل الخاص بالجمعيات ويتم منحها رقم إشهار رسمي. بهذا الرقم، يمكن للجمعية فتح حساب بنكي باسمها، وتلقي التبرعات، وإبرام العقود، وممارسة كافة أنشطتها بشكل قانوني كامل.

حلول ونصائح إضافية لضمان نجاح التسجيل

الاستعانة بمستشار قانوني متخصص

على الرغم من أن الإجراءات تبدو واضحة، إلا أن الاستعانة بمحامٍ أو مستشار قانوني متخصص في قانون الجمعيات الأهلية يمكن أن يوفر الكثير من الوقت والجهد. يمكن للمختص المساعدة في صياغة النظام الأساسي بشكل سليم، ومراجعة كافة المستندات قبل تقديمها، ومتابعة الطلب مع الجهة الإدارية، مما يقلل من احتمالات الرفض أو التأخير.

التأكد من اكتمال كافة البيانات

أحد أكثر أسباب تأخير تسجيل الجمعيات شيوعًا هو وجود أخطاء أو نقص في البيانات والمستندات المقدمة. قبل التوجه إلى مديرية التضامن الاجتماعي، قم بعمل قائمة مراجعة نهائية للتأكد من وجود جميع المستندات المطلوبة، وأن جميع البيانات المدونة صحيحة ومطابقة للوثائق الرسمية، وأن التوقيعات كاملة في أماكنها المحددة.