إجراءات تسجيل منظمة إغاثة إنسانية

دليلك الشامل لتأسيس كيان إنساني قانوني في مصر

يمثل العمل الإنساني ركيزة أساسية في دعم المجتمعات المتضررة وتقديم العون في أوقات الأزمات. ولكي يكتسب هذا العمل الصفة الرسمية ويتمكن من أداء مهامه بفعالية وشفافية، لا بد من تأسيسه ضمن إطار قانوني منظم. إن تسجيل منظمة إغاثة إنسانية كجمعية أهلية يمنحها الشخصية الاعتبارية التي تمكنها من جمع التبرعات والتعاقد مع الجهات المختلفة والعمل بحرية تحت مظلة القانون. هذا المقال يقدم دليلاً عملياً مفصلاً حول كافة الإجراءات والخطوات اللازمة لتأسيس وتسجيل منظمة إغاثة إنسانية وفقاً لأحكام القانون المصري.

الخطوات التمهيدية قبل البدء في إجراءات التسجيل

تحديد أهداف المنظمة ونطاق عملها الجغرافي

قبل الشروع في أي إجراء رسمي، يجب على المؤسسين عقد اجتماعات تمهيدية لتحديد الأهداف الرئيسية للمنظمة بشكل دقيق وواضح. هل ستركز على الإغاثة الطبية، أم تقديم المساعدات الغذائية، أم توفير المأوى للمتضررين من الكوارث؟ كذلك، يجب تحديد النطاق الجغرافي لعمل المنظمة، سواء كان على مستوى محلي داخل محافظة معينة، أو على مستوى جمهورية مصر العربية، أو يمتد ليشمل العمل خارج البلاد. هذه التفاصيل تعد حجر الزاوية الذي سيتم بناء النظام الأساسي للمنظمة عليه.

اختيار اسم فريد ومناسب للمنظمة

يعد اختيار الاسم خطوة جوهرية، حيث يجب أن يكون الاسم معبراً عن أهداف المنظمة ولا يثير اللبس أو الغموض. يشترط القانون ألا يكون الاسم مطابقاً لاسم جمعية أخرى مقيدة في نفس النطاق الجغرافي، وألا يؤدي إلى الخلط مع كيان آخر. يفضل تحضير قائمة بأسماء بديلة لتقديمها إلى الجهة الإدارية المختصة، وهي وزارة التضامن الاجتماعي، للموافقة عليها قبل استكمال باقي الإجراءات، وذلك لتجنب رفض الطلب بسبب تشابه الأسماء.

تحديد المقر الرئيسي وتجهيزه

يجب على المؤسسين توفير مقر مستقل ومناسب لممارسة أنشطة المنظمة. يشترط أن يكون هذا المقر مملوكاً للمنظمة أو مؤجراً بعقد إيجار رسمي وموثق. يجب أن يكون المقر صالحاً لمزاولة النشاط ومستوفياً للشروط اللازمة. يعد إثبات وجود المقر من خلال سند ملكية أو عقد إيجار ساري من المستندات الأساسية التي لا يمكن إتمام عملية التسجيل بدونها. يُنصح باختيار مقر يسهل الوصول إليه ويناسب طبيعة الأنشطة التي ستقدمها المنظمة.

جمع المؤسسين وإعداد مسودة النظام الأساسي

يتطلب القانون وجود عدد لا يقل عن عشرة مؤسسين لتأسيس جمعية أهلية. يجب على هؤلاء المؤسسين الاجتماع لوضع مسودة النظام الأساسي للمنظمة. يعتبر النظام الأساسي بمثابة الدستور الداخلي الذي ينظم عملها، ويتضمن بنوداً أساسية مثل اسم المنظمة، ومقرها، وأهدافها، وشروط العضوية، ومصادر التمويل، وهيكل مجلس الإدارة واختصاصاته، وكيفية حل المنظمة وتوزيع أصولها. يجب أن تكون هذه المسودة متوافقة تماماً مع أحكام قانون تنظيم ممارسة العمل الأهلي.

المستندات المطلوبة لتسجيل المنظمة

قائمة المستندات الأساسية للتأسيس

لتقديم طلب التسجيل بشكل صحيح، يجب تجهيز ملف متكامل يحتوي على كافة المستندات المطلوبة. تتضمن هذه القائمة بشكل أساسي نسختين من النظام الأساسي للمنظمة موقعتين من جميع المؤسسين، وكشفاً من نسختين بأسماء المؤسسين وبياناتهم التفصيلية (الاسم، الرقم القومي، المهنة، محل الإقامة)، بالإضافة إلى إيصال يفيد بسداد الرسوم المقررة للتسجيل. كما يجب تقديم سند رسمي يثبت ملكية أو استئجار مقر المنظمة. تجهيز هذه المستندات بدقة يسرع من عملية المراجعة والموافقة.

إعداد النظام الأساسي للمنظمة

يجب أن تتم صياغة النظام الأساسي بعناية فائقة ليتوافق مع النموذج الذي تحدده اللائحة التنفيذية لقانون العمل الأهلي. يجب أن يوضح النظام الأساسي بشكل لا لبس فيه أهداف المنظمة، ومواردها المالية وكيفية استغلالها وإنفاقها، ونظام المراقبة المالية، وتكوين مجلس الإدارة وطريقة انتخابه ومدة عضويته واختصاصاته، بالإضافة إلى تحديد اختصاصات الجمعية العمومية وقواعد دعوتها للانعقاد. أي نقص أو غموض في هذه البنود قد يؤدي إلى تأخير أو رفض طلب التسجيل.

المستندات الشخصية للمؤسسين ومجلس الإدارة

إلى جانب المستندات الرئيسية للمنظمة، يتوجب على كل عضو مؤسس تقديم صورة واضحة من بطاقة الرقم القومي الخاصة به. كما يجب تقديم صحيفة الحالة الجنائية (الفيش الجنائي) لكل عضو من أعضاء مجلس الإدارة الأول المنتخب أو المعين من قبل المؤسسين. تهدف هذه الإجراءات إلى التأكد من حسن سمعة القائمين على إدارة المنظمة وأهليتهم لتحمل هذه المسؤولية المجتمعية والقانونية. يجب أن تكون جميع هذه المستندات حديثة وسارية المفعول عند تقديمها.

إجراءات التسجيل الفعلية لدى الجهة الإدارية

تقديم طلب التسجيل والمستندات

بعد استيفاء كافة المستندات المطلوبة، يتم تقديم طلب تأسيس المنظمة إلى الوحدة المختصة بالجمعيات الأهلية في مديرية التضامن الاجتماعي التي يقع في نطاقها المقر الرئيسي للمنظمة. يقوم الموظف المختص بمراجعة المستندات والتأكد من اكتمالها، ثم يقوم بتسليم مقدم الطلب إيصالاً رسمياً يفيد باستلام الملف وتاريخ تقديمه. هذا الإيصال هو المستند الرسمي الذي يثبت بدء الإجراءات القانونية لتسجيل المنظمة.

فترة القيد والحصول على الشخصية الاعتبارية

وفقاً للقانون، تلتزم الجهة الإدارية بالبت في طلب قيد المنظمة خلال ستين يوم عمل من تاريخ تقديم الطلب مستوفياً كافة المستندات. إذا لم تقم الجهة الإدارية بقيد المنظمة أو إخطار المؤسسين بالرفض خلال هذه المدة، يعتبر الطلب مقبولاً بحكم القانون، وتكتسب المنظمة الشخصية الاعتبارية بمجرد انقضاء هذه المدة. يمكن للمؤسسين بعد ذلك البدء في ممارسة أنشطتهم بشكل رسمي. هذا المبدأ يهدف إلى منع التعنت الإداري وتسهيل إجراءات التأسيس.

حالات رفض طلب التسجيل وكيفية التعامل معها

قد يتم رفض طلب التسجيل لأسباب محددة قانوناً، مثل عدم استيفاء المستندات، أو مخالفة النظام الأساسي لأحكام القانون، أو إذا كانت أهداف المنظمة تتعارض مع الأمن القومي أو النظام العام. في حال صدور قرار بالرفض، يجب أن يكون مسبباً. يحق للمؤسسين التظلم من هذا القرار أو الطعن عليه أمام محكمة القضاء الإداري المختصة خلال المدة التي يحددها القانون، للمطالبة بإلغاء القرار وتمكينهم من تسجيل منظمتهم.

ما بعد التسجيل: الالتزامات القانونية للمنظمة

فتح حساب بنكي وإدارة الأموال

بمجرد اكتساب الشخصية الاعتبارية، يجب على مجلس الإدارة التوجه إلى أحد البنوك المعتمدة لفتح حساب بنكي باسم المنظمة. يتم إيداع كافة أموال المنظمة، سواء كانت تبرعات أو اشتراكات أعضاء أو منح، في هذا الحساب. يمنع القانون التعامل المالي خارج هذا الحساب الرسمي لضمان الشفافية وسهولة المراقبة المالية. يتم الصرف من الحساب وفقاً للوائح المالية للمنظمة وبموجب توقيعات معتمدة من مجلس الإدارة.

الالتزامات الإدارية والمالية الدورية

تخضع المنظمة لرقابة وإشراف وزارة التضامن الاجتماعي. لذلك، تلتزم بتقديم تقارير دورية للجهة الإدارية تتضمن تقريراً فنياً عن أنشطتها وميزانية سنوية معتمدة من محاسب قانوني. كما يجب عليها إخطار الجهة الإدارية بأي تعديلات تطرأ على نظامها الأساسي أو تشكيل مجلس إدارتها. يضمن هذا الالتزام بقاء عمل المنظمة ضمن الإطار القانوني المحدد وتحقيقها للأهداف التي تأسست من أجلها بكفاءة وشفافية.

عقد اجتماعات الجمعية العمومية ومجلس الإدارة

تعتبر الجمعية العمومية هي السلطة العليا في المنظمة، ويجب دعوتها للانعقاد بشكل دوري مرة واحدة على الأقل كل عام. تختص الجمعية العمومية بانتخاب مجلس الإدارة، واعتماد الميزانية والحساب الختامي، ومناقشة تقارير مجلس الإدارة. كما يجب على مجلس الإدارة عقد اجتماعات منتظمة لإدارة شؤون المنظمة اليومية واتخاذ القرارات اللازمة لتحقيق أهدافها. توثيق هذه الاجتماعات في محاضر رسمية هو التزام قانوني ضروري.